Vaš projekt ima danes 18 % marže. Koliko je bo ob zaključku?

Poročilo kaže 18 %. Vsi si oddahnejo.

Nato se projekt konča, prispe zadnji račun podizvajalca in prava številka je 9 %. Nihče ni lagal. Teh 18 % je bila preprosto napačna številka.

Zakaj »današnja marža« zavaja

Marža v večini projektnih poročil je izračunana iz tega, kar je bilo do danes zaračunano in plačano: izdani računi minus knjiženi stroški. Na 40. dan projekta, ki traja 200 dni, ta številka večinoma kaže časovni zamik:

• Zaračunate zgodaj, plačate pozno. Obračun po mejnikih in avansni računi prinesejo prihodke naprej. Računi dobaviteljev prispejo tedne po opravljenem delu. Na začetku projekta je marža skoraj vedno videti boljša, kot je.
• Dragi del se še ni začel. Če so podizvajalska faza ali nakup opreme še pred vami, so današnji stroški le cenejši del projekta.
• Plan se je spremenil, poročilo ne. Dodatna dela, spremenjen obseg faze ali podražitev pri dobavitelju spremenijo maržo v trenutku dogovora, ne šele ob računu.

Teh 18 % torej ni marža projekta. Pove le, v kakšnem vrstnem redu so prišli računi.

Tri številke, ki res povedo

Da veste, kje bo projekt pristal, potrebujete tri poglede na isti projekt, drug ob drugem, po fazah:

1. Plan: koliko ste nameravali zaslužiti in porabiti, ko ste posel ovrednotili.
2. Pogodbeno: kar je zdaj zapisano na papirju. Pogodbe z naročniki določajo prihodke; pogodbe z dobavitelji in podizvajalci zavezujejo stroške.
3. Dejansko: kar je bilo res zaračunano, v obe smeri.

Marža ob zaključku ni skrita v nobeni od njih. Je v razlikah med njimi:

• Pogodbeni stroški nad planom v neki fazi pomenijo, da je marža že izgubljena, čeprav še ni prišel noben račun.
• Plan brez pogodb v neki fazi je vaše preostalo tveganje. Ta strošek je še odprt za spremembe cen.
• Dejansko pred pogodbenim pomeni, da se kupuje mimo pogodb, in nekdo bi moral vprašati, zakaj.

Projekt, ki po računih kaže 18 %, po že sklenjenih pogodbah pa le 11 %, je v najboljšem primeru projekt z 11 %. To lahko vidite 40. dan, ne šele ob zadnjem računu.

Ohranite zgodovino plana

Plani se spreminjajo, in prav je tako. Težava nastane, ko nov plan tiho prepiše starega. Potem nihče ne zna odgovoriti na vprašanja, ki štejejo pri pregledu projekta:

• S kakšno maržo smo posel prodali?
• Kdaj je padla in v kateri fazi?
• Je šlo za dodatna dela, ki jih je naročnik plačal, ali za strošek, ki smo ga pogoltnili mi?

Če hranite vsako revizijo plana (prvotno, po aneksu, po ponovnem zbiranju ponudb za fasado), postane »marža je padla« zgodba z datumi in razlogi. In izkušnja za ceno naslednjega posla.

Kako je to videti v praksi

Vzemimo poslovni center za 3,0 milijona evrov:

Po računih je še vedno videti kot 18 %. Toda pogodbe z dobavitelji za šest faz že zdaj stanejo več, kot je bilo za te faze planirano. Prištejte, kar je še planirano za dve odprti fazi, in projekt gre proti približno 13 %. Še vedno je zdrav projekt, a pet odstotnih točk slabši, kot so vsi mislili. In to veste, ko sta za pogajanja še dve fazi.

Kako pomaga Intelidoc NGX

Intelidoc NGX hrani denar, dokumente in ekipo projekta na enem mestu, zato te številke nastanejo iz samega dela, ne iz preglednice, ki jo nekdo posodobi ob petkih.

• Finančni plan z revizijami. Vsak projekt planirate po fazah. Vsaka revizija ostane shranjena, zato jih lahko primerjate in vidite, kje se je marža premaknila.
• Plan, pogodbeno in dejansko drug ob drugem. Pogodbe z naročniki in dobavitelji so vezane na faze projekta. Računi so razporejeni na projekt in njegove faze. Finančni pregled projekta pokaže vse tri številke in maržo, za celoten projekt in za vsako fazo.
• Papirji ostanejo ob številkah. Pogodbe, aneksi in ponudbe dobaviteljev so v dokumentih projekta. Urejate jih v Wordu in Excelu, povežete iz OneDrive, e-pošto iz Outlooka pa shranite k projektu. Ko se številka spremeni, je razlog en klik stran.
• Povezano z Microsoft 365. Prijava z Microsoftom, delo z Outlookom, OneDrive in Teams kanalom za vsak projekt.

Teh 18 % v današnjem poročilu je morda pravih. Gre za to, da to veste, dokler lahko še kaj storite.

Glejte maržo svojih projektov takšno, kot bo ob zaključku, ne takšno, kot je videti danes. Dogovorite se za predstavitev Intelidoc NGX.